KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla ElixHas Yazılım Çözümleri olarak kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sizleri bilgilendirmekle yükümlüyüz.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu olarak, kişisel verilerinizin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirler, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumludur.

2. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

2.1. Hizmet Sunumu Amaçları

• Okul yönetim sistemi hizmetlerinin sunulması ve yürütülmesi
• Öğrenci, öğretmen, veli ve personel yönetimi
• Eğitim-öğretim faaliyetlerinin planlanması ve takibi
• İletişim ve bildirim hizmetlerinin sağlanması
• Servis takibi ve güvenlik hizmetleri
• Online ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi

2.2. Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

• Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatına uyum sağlanması
• Vergi, muhasebe ve finansal raporlama yükümlülükleri
• İş sağlığı ve güvenliği mevzuatının uygulanması
• Sosyal güvenlik işlemlerinin yürütülmesi
• Denetim ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

2.3. Güvenlik ve Koruma Amaçları

• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
• Sistem ve ağ güvenliğinin sağlanması
• Yetkisiz erişimin önlenmesi
• Veri güvenliği denetimlerinin yapılması
• Sahtekarlık ve dolandırıcılığın önlenmesi

2.4. İletişim Faaliyetleri

• Duyuru ve bilgilendirme mesajları gönderimi
• Müşteri memnuniyeti ve kalite çalışmaları
• Şikâyet yönetimi
• Anket ve değerlendirme çalışmaları

2.5. Analiz ve İyileştirme

• Hizmet kalitesinin artırılması
• Kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi
• Sistem performansının izlenmesi ve geliştirilmesi
• İstatistiksel analiz ve raporlama

2.6. Pazarlama Faaliyetleri (Açık Rıza ile)

• Ticari elektronik ileti gönderimi
• Kampanya ve promosyon bilgilendirmeleri
• Yeni ürün ve hizmet tanıtımları
• Kişiselleştirilmiş içerik sunumu

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Veri Kategorisi	Veri Türleri	Açıklama
Kimlik Bilgisi	Ad, soyad, T.C. kimlik no, doğum tarihi, cinsiyet, fotoğraf	Kullanıcı kimliğinin tespiti
İletişim Bilgisi	E-posta, telefon, adres	İletişim kurulması
Lokasyon Verisi	GPS koordinatları, konum bilgisi	Servis takibi
Finansal Veri	Ödeme kayıtları, fatura bilgileri	Ödeme işlemleri
İşlem Güvenliği	IP adresi, şifre, log kayıtları	Güvenlik ve denetim
Eğitim Bilgisi	Öğrenci no, sınıf, notlar, devamsızlık	Eğitim hizmeti sunumu
Sağlık Verisi	Alerji, kronik hastalık, acil bilgiler	Sağlık ve güvenlik (özel nitelikli)
Görsel/İşitsel	Fotoğraf, video, ses kayıtları	Kimlik tespiti, güvenlik

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

4.1. Toplama Yöntemleri

• Elektronik Ortam: Web sitesi, mobil uygulama, e-posta, online formlar
• Fiziksel Ortam: Sözleşmeler, başvuru formları, belgeler
• Otomatik Yöntemler: Çerezler, log kayıtları, GPS verileri
• Üçüncü Taraflar: Kurumlardan alınan resmi belgeler

4.2. Hukuki Sebepler (KVKK m.5 ve m.6)

Hukuki Sebep	Açıklama	Örnekler
Açık Rıza	İlgili kişinin belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradesiyle açıkladığı rıza	Pazarlama izni, özel nitelikli veriler
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi	Yasal düzenlemelerde açıkça belirtilen haller	MEB mevzuatı, vergi kanunları
Sözleşmenin İfası	Hizmet sözleşmesinin kurulması veya ifası için gerekli işlemler	Okul yönetim hizmeti sunumu
Hukuki Yükümlülük	Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi	MEB'e raporlama, vergi beyanı
Meşru Menfaat	Veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması	Bilgi güvenliği, dolandırıcılık önleme
Hayati Çıkar	İlgili kişinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması	Acil sağlık durumları

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

5.1. Yurt İçinde Aktarım

Kişisel verileriniz, yasal çerçevede ve gerekli güvenlik önlemleri alınarak aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilir:

Alıcı Kategori	Aktarım Amacı	Hukuki Sebep
Milli Eğitim Bakanlığı	Yasal raporlama yükümlülükleri	Hukuki yükümlülük
Bankalar ve Ödeme Kuruluşları	Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi	Sözleşmenin ifası
Bulut Hizmet Sağlayıcılar	Veri barındırma ve yedekleme	Sözleşmenin ifası
SMS ve Bildirim Servisleri	İletişim hizmetlerinin sunulması	Sözleşmenin ifası
Denetim ve Danışmanlık Firmaları	Bağımsız denetim hizmetleri	Hukuki yükümlülük
Yetkili Kamu Kurumları	Yasal talep ve soruşturmalar	Hukuki yükümlülük
Hukuk Büroları	Hukuki süreçlerin yürütülmesi	Meşru menfaat

5.2. Yurt Dışına Aktarım

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 9. maddesi çerçevesinde yurt dışına aktarılabilir:

• Google Cloud Platform (Firebase): Veri barındırma ve bulut hizmetleri (ABD - Privacy Shield/Standard Contractual Clauses)
• Google Analytics: Anonim kullanım analitiği (ABD - Veri işleme sözleşmesi mevcut)

6. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Nedeni

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen hukuki sebeplere dayalı olarak:

• Platform kayıt formları aracılığıyla
• Hizmet kullanımı sırasında otomatik olarak
• E-posta, telefon veya yazılı başvurular ile
• Çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla
• Kurumların bize ilettiği bilgiler ile
• Kamu kurumlarından alınan resmi belgeler ile

Toplanmaktadır.

7. Kişisel Veri Sahibinin KVKK'nın 11. Maddesinde Sayılan Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

8. Başvuru Usulü ve Süreci

8.1. Başvuru Yöntemleri

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle başvurabilirsiniz:

8.2. Başvuruda Bulunması Gereken Bilgiler

Başvurunuzda aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekmektedir:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası
• Talep konusu

8.3. Başvuruların Değerlendirilmesi ve Cevap Süresi

• Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır
• İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir
• Başvurunun kabul edilmesi halinde işlem ücretsiz yerine getirilir
• Başvurunun reddedilmesi halinde, ret gerekçesi yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilir

8.4. Başvuru Red Sebepleri

Başvurunuz aşağıdaki hallerde reddedilebilir:

• Kişisel veriler kanunun öngördüğü süreyle sınırlı olarak işlenmektedir
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi
• Kişisel verilerin işlenmesinin millî güvenlik, kamu düzeni, kamu sağlığı ve genel ahlak ile başkalarının hak ve özgürlüklerinin korunması için gerekli olması

9. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler dikkate alınarak saklanmaktadır:

Veri Kategorisi	Saklama Süresi	Yasal Dayanak
Öğrenci Kayıtları	Mezuniyetten sonra 10 yıl	MEB Mevzuatı
Mali Kayıtlar ve Faturalar	10 yıl	Vergi Usul Kanunu (m. 253)
İş İlişkisi Kayıtları	10 yıl	İş Kanunu, SGK Mevzuatı
Sözleşmeler ve İletişim Kayıtları	Hizmet süresi + 3 yıl	Borçlar Kanunu (m. 146-147)
Log Kayıtları ve Güvenlik Verileri	2 yıl	5651 sayılı Kanun
Çerez Verileri	1 yıl	Çerez Politikası
Pazarlama İzinleri	İzin geçerlilik süresi	Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik

Saklama sürelerinin dolması veya işleme şartlarının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. Kişisel Verilerin Güvenliği

Veri sorumlusu olarak, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktayız.

10.1. Alınan Önlemler

• Teknik Tedbirler: Şifreleme, güvenlik duvarı, antivirüs, güvenli bağlantı (SSL/TLS), erişim kontrolü, log yönetimi
• İdari Tedbirler: Gizlilik sözleşmeleri, yetki matrisi, eğitimler, denetimler, veri işleme politikaları
• Fiziksel Tedbirler: Güvenli veri merkezleri, erişim kontrolü, kamera sistemleri

11. Veri İhlali Bildirimi

Kişisel verilerin güvenliğini ihlal eden bir durumun tespiti halinde:

• Durum Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na 72 saat içinde bildirilir
• İhlalden etkilenen ilgili kişiler mümkün olan en kısa sürede bilgilendirilir
• İhlali gidermek için gerekli önlemler alınır
• İhlal raporu hazırlanır ve saklanır

12. İletişim ve Şikâyet

12.1. Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde; veri sorumlusuna başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

13. Yürürlük

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 10. maddesi kapsamında veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla hazırlanmış olup 06 Kasım 2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlanmıştır.