Gizlilik Politikası

Alfa Okul Yönetim Sistemleri, ElixHas Yazılım Çözümleri tarafından geliştirilen bir eğitim teknolojisi platformudur. Bu gizlilik politikası, platformumuz üzerinden toplanan, işlenen ve saklanan kişisel verilerinizin nasıl korunduğunu açıklamaktadır.

Platformumuzu kullanarak bu gizlilik politikasını kabul etmiş sayılırsınız. Güvenliğiniz ve gizliliğiniz bizim için son derece önemlidir ve tüm süreçlerimizde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) standartlarına uygun hareket etmekteyiz.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu olarak ElixHas Yazılım Çözümleri, kişisel verilerinizin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirler, veri kayıt sisteminin kurulması ve yönetilmesinden sorumludur.

2. Toplanan Kişisel Veriler

Platformumuz üzerinden aşağıdaki kişisel veri kategorileri toplanabilir:

2.1. Kimlik Bilgileri

• Ad, soyad
• T.C. Kimlik Numarası (sadece yasal zorunluluk halinde)
• Doğum tarihi
• Cinsiyet
• Fotoğraf (profil görseli)

2.2. İletişim Bilgileri

• E-posta adresi
• Telefon numarası (cep telefonu ve sabit telefon)
• Adres bilgileri
• Acil durum iletişim bilgileri

2.3. Eğitim ve İstihdam Bilgileri

• Öğrenci numarası
• Sınıf/şube bilgisi
• Akademik performans kayıtları
• Devamsızlık bilgileri
• Çalışan için unvan ve görev bilgileri
• Eğitim geçmişi

2.4. Finansal Bilgiler

• Ödeme kayıtları
• Fatura bilgileri
• Banka hesap bilgileri (sadece ödeme işlemleri için)

2.5. Teknik Veriler

• IP adresi
• Tarayıcı türü ve sürümü
• İşletim sistemi
• Konum bilgileri (servis takibi için)
• Cihaz bilgileri
• Çerez verileri
• Kullanım istatistikleri

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

3.1. Hizmet Sunumu

• Okul yönetim sisteminin çalıştırılması
• Öğrenci, öğretmen ve veli arasında iletişimin sağlanması
• Yoklama, not girişi, duyuru ve bildirim gönderimi
• Servis takibi ve güvenlik hizmetleri
• Online ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi

3.2. Yasal Yükümlülükler

• Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatına uyum
• Vergi mevzuatı ve muhasebe kayıtları
• İş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri
• Adli ve idari makamlardan gelen talepler

3.3. Güvenlik ve Kalite

• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
• Sistem ve kullanıcı güvenliğinin sağlanması
• Hizmet kalitesinin artırılması
• Teknik destek hizmetlerinin sunulması

3.4. İletişim ve Pazarlama

• Duyuru ve bilgilendirme mesajları gönderimi
• Müşteri memnuniyeti anketleri
• Yeni özellikler hakkında bilgilendirme (açık rıza ile)
• Kampanya ve promosyon bildirimleri (açık rıza ile)

4. Kişisel Verilerin İşlenme Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Açık rızanız: Ticari elektronik ileti, pazarlama faaliyetleri
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi: MEB mevzuatı, vergi mevzuatı
• Sözleşmenin kurulması veya ifası: Hizmet sözleşmesi gereği veri işleme
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi: Yasal raporlamalar, vergi beyanları
• Meşru menfaat: Bilgi güvenliği, hizmet kalitesi, müşteri memnuniyeti

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, gerekli güvenlik önlemleri alınarak ve aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilerle paylaşılabilir:

5.1. Yurt İçinde Aktarım

• Milli Eğitim Bakanlığı: Yasal raporlama yükümlülükleri
• Bankalar ve Ödeme Kuruluşları: Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Hizmet Sağlayıcılar: Bulut depolama, SMS/bildirim servisleri, teknik destek
• Denetim ve Danışmanlık Firmaları: Bağımsız denetim hizmetleri
• Yetkili Kamu Kurumları: Yasal talep ve soruşturmalar

5.2. Yurt Dışına Aktarım

Kişisel verileriniz, yalnızca aşağıdaki hallerde yurt dışına aktarılabilir:

• Açık rızanızın bulunması
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen ülkelere aktarım
• Türkiye'deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli korumaayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurulun izninin bulunduğu aktarımlar

Platformumuzda kullanılan uluslararası servisler:

• Google Cloud Platform (Firebase): Veri barındırma ve bulut hizmetleri
• Google Analytics: Anonim kullanım istatistikleri

6. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

6.1. Saklama Süreleri

Veri Kategorisi	Saklama Süresi	Yasal Dayanak
Öğrenci Kayıtları	Mezuniyetten sonra 10 yıl	MEB Mevzuatı
Mali Kayıtlar	10 yıl	Vergi Usul Kanunu
İletişim Kayıtları	Hizmet süresi + 3 yıl	Borçlar Kanunu
Teknik Loglar	2 yıl	Elektronik Ticaret Kanunu
Çerez Verileri	1 yıl	Çerez Politikası

6.2. İmha Yöntemleri

İlgili yasal saklama sürelerinin dolması veya işleme şartlarının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz:

• Elektronik ortamda tutulanlar güvenli şekilde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir
• Fiziksel ortamda tutulanlar yakılır, parçalanır veya geri dönüşüme gönderilir
• İmha işlemleri periyodik olarak gerçekleştirilir ve kayıt altına alınır

7. Veri Güvenliği Önlemleri

Kişisel verilerinizin güvenliği için aşağıdaki teknik ve idari tedbirler alınmaktadır:

7.1. Teknik Önlemler

• Şifreleme: Tüm veriler şifreli olarak saklanır ve iletilir (SSL/TLS)
• Güvenlik Duvarı: Yetkisiz erişime karşı çok katmanlı güvenlik duvarı
• Yedekleme: Günlük otomatik yedekleme ve felaket kurtarma planı
• Antivirüs ve Zararlı Yazılım Koruması: Güncel koruma yazılımları
• Erişim Kontrolü: Çok faktörlü kimlik doğrulama ve rol tabanlı yetkilendirme
• Log Kayıtları: Tüm sistem erişimleri izlenir ve kaydedilir

7.2. İdari Önlemler

• Çalışan gizlilik taahhütnameleri
• Periyodik güvenlik eğitimleri
• Veri güvenliği politikaları ve prosedürleri
• Düzenli güvenlik denetimleri
• Veri işleme envanteri tutulması
• Veri ihlal bildirim prosedürü

8. Çerez Kullanımı

Platformumuz, kullanıcı deneyimini iyileştirmek için çerezler kullanmaktadır. Çerezler hakkında detaylı bilgi için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.

8.1. Kullanılan Çerez Türleri

• Zorunlu Çerezler: Sistemin çalışması için gereklidir
• Performans Çerezleri: Kullanım analitiği için kullanılır
• Fonksiyonel Çerezler: Tercihlerinizi hatırlar

9. KVKK Kapsamında Haklarınız

6698 sayılı KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
6. KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
7. Düzeltme, silme veya yok edilme taleplerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

10. Başvuru Hakkı ve Yöntemi

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle başvurabilirsiniz:

10.1. Başvuru Formu

Başvurularınızda aşağıdaki bilgileri belirtmeniz gerekmektedir:

• Ad, soyad ve imza
• T.C. Kimlik Numarası
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası
• Talep konusu

10.2. Yanıt Süreleri

Başvurularınız:

• Talebin niteliğine göre 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır
• İşlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir
• Başvurunuzun reddedilmesi halinde, red gerekçesi yazılı olarak bildirilir

11. Çocukların Gizliliği

Platformumuz, eğitim amaçlı olarak 18 yaş altındaki çocukların verilerini işlemektedir. 18 yaş altındaki kullanıcılar için:

• Veli/vasi onayı zorunludur
• Çocuklara özel gizlilik koruma önlemleri uygulanır
• Pazarlama faaliyetleri yapılmaz
• Üçüncü taraf paylaşımları sınırlıdır
• Veli/vasi her zaman çocuğunun verilerine erişim hakkına sahiptir

12. Politika Değişiklikleri

Bu gizlilik politikası, yasal düzenlemeler veya hizmet değişiklikleri nedeniyle güncellenebilir. Önemli değişiklikler:

• Platform üzerinden bildirilir
• E-posta ile bilgilendirilirsiniz
• Değişiklikler yayınlanma tarihinden itibaren geçerli olur
• Önemli değişiklikler için onayınız talep edilebilir

13. İletişim ve Şikayet

13.1. Şikayet Hakkı

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde; veri sorumlusuna başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na şikayette bulunabilirsiniz.

14. Onay ve Yürürlük

Bu Gizlilik Politikası 06 Kasım 2025 tarihinde güncellenmiş olup, bu tarihten itibaren yürürlüktedir.

Bu Gizlilik Politikası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde hazırlanmıştır.